Artykuł sponsorowany.

Zmiany legislacyjne często wymagają dodatkowych modyfikacji na poziomie przepisów wykonawczych, aby możliwe było ich skuteczne wdrożenie w praktyce. Przykładem takiej sytuacji są nowe regulacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracowników, wprowadzone do Kodeksu pracy. Aby umożliwić ich stosowanie, konieczne stało się dostosowanie przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników. Jakie zmiany obowiązują obecnie w dokumentacji pracowniczej? Oto szczegóły!

Podstawa prawna i termin wprowadzenia zmian

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, wynikające z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), weszły w życie na mocy nowelizacji z dnia 1 grudnia 2022 roku. Zmiany te pozwoliły pracodawcom na kontrolowanie stanu trzeźwości zatrudnionych oraz określiły zasady wykonywania pracy w formie zdalnej.

Aby umożliwić prawidłowe dokumentowanie nowych procedur, konieczne stało się uzupełnienie przepisów wykonawczych. W związku z tym wprowadzono Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku, które zmienia wcześniejsze przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Przepisy weszły w życie 21 marca 2023 roku, z wyjątkiem regulacji dotyczących pracy zdalnej, które zaczęły obowiązywać 7 kwietnia 2023 roku.

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Struktura akt osobowych – nowe elementy

Jedną z istotnych zmian w dokumentacji pracowniczej jest rozszerzenie struktury akt osobowych. Od 21 marca 2023 roku składają się one z pięciu części (dotychczas obejmowały cztery). Nowa część E jest przeznaczona na dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości pracowników oraz badań na obecność substancji działających podobnie do alkoholu.

Dodatkowo w części B akt osobowych należy umieszczać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości oraz o sposobie jej przeprowadzania. Również dokumenty związane z pracą zdalną są teraz przechowywane w części B, co obowiązuje od 7 kwietnia 2023 roku.

Dokumenty przechowywane w nowej części E akt osobowych

W ramach nowej struktury dokumentacji pracowniczej w części E należy przechowywać następujące dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i badaniami:

• informacje o przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracownika (art. 22(1c) § 6 Kodeksu pracy),
• wyniki badania stanu trzeźwości przeprowadzonego przez uprawniony organ (art. 22(1d) § 10 Kodeksu pracy),
• dokumenty dotyczące kontroli obecności substancji działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (art. 22(1c) § 6 i art. 22(1e) § 2 Kodeksu pracy),
• wyniki badań przeprowadzonych przez organy uprawnione do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 Kodeksu pracy).

Zasady prowadzenia dokumentacji w części E

Nowelizacja wprowadza także szczegółowe wytyczne dotyczące prowadzenia dokumentacji w części E akt osobowych. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i badaniami na obecność substancji psychoaktywnych powinny być przechowywane w wydzielonych sekcjach oznaczonych numerami E1, E2 itd. Każda sekcja ma zawierać dokumenty uporządkowane chronologicznie, numerowane oraz ujęte w wykazie.

W przypadku usunięcia z akt osobowych informacji dotyczących kontroli trzeźwości lub badania na obecność substancji psychoaktywnych należy usunąć całą wydzieloną sekcję, a pozostałe ponownie ponumerować w kolejności.

Obowiązek dostosowania dokumentacji do nowych przepisów

Pracodawcy zostali zobowiązani do dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości i badaniami do nowych zasad. Wszystkie zgromadzone wcześniej dokumenty musiały zostać uporządkowane w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji.

Kadry w firmie – klucz do sprawnego zarządzania zespołem

Prowadzenie kadr to jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdej firmy, a prawidłowa dokumentacja pracownicza jest jego fundamentem. Zmieniające się przepisy wymagają aktualnej wiedzy i staranności w prowadzeniu akt osobowych. Jeśli chcesz być na bieżąco z obowiązującymi regulacjami lub poszerzyć swoją wiedzę, zapisz się na szkolenie z dokumentacji pracowniczej w Centrum Verte. Dowiedz się, jak prawidłowo prowadzić dokumentację, uniknąć błędów i zapewnić zgodność z przepisami!

Podsumowanie

Nowelizacja przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej to odpowiedź na wprowadzenie nowych regulacji w Kodeksie pracy, obejmujących możliwość badania stanu trzeźwości pracowników i stosowania pracy zdalnej. Najważniejszą zmianą jest dodanie piątej części akt osobowych – części E, w której należy przechowywać dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych. Pracodawcy muszą dostosować swoje procedury przechowywania dokumentów zgodnie z nowymi wytycznymi, aby spełniać obowiązujące przepisy. Chcesz znać nowe przepisy? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!