Jakie korzyści może przynieść elektroniczna wymiana danych? Automatyzacja procesu ma wiele zalet – pozwala przyspieszyć go i zoptymalizować koszty działania przedsiębiorstwa lub instytucji. Na czym polega elektroniczna wymiana danych i kto powinien zainteresować się tym rozwiązaniem?

Elektroniczna wymiana danych – na czym polega?

Na czym polega zautomatyzowana wymiana danych? Przede wszystkim może dotyczyć różnych danych – dowolnych informacji, procesów w firmie, baz danych i wielu innych rodzajów danych. Elektroniczna wymiana danych może zastąpić wprowadzanie ich i przekazywanie w ręczny sposób – przez pracowników firmy. Niesie to za sobą sporo zalet. Przede wszystkim ułatwia zarządzanie procesami w firmie i przyspiesza je. Narzędzia wykorzystywane w procesie elektronicznej wymiany danych bez problemu generują raporty i odpowiedzi na niemal dowolne zapytania, na przykład ze strony osób zarządzających przedsiębiorstwem.

Elektroniczna wymiana danych jest również sposobem na ograniczenie papierowej dokumentacji do minimum. To nie tylko oszczędność, ale również działanie bardzo proekologiczne. Z pewnością pracownicy i klienci firmy docenią elektroniczne dokumenty zamiast papierowych właśnie ze względu na wygodę i przyjazność dla środowiska.

Jak działa elektroniczna wymiana danych?

System odpowiedzialny za elektroniczną wymianę danych w pewnym stopniu zastępuje pracowników robiących to ręcznie. Niezależnie od tego, jakich dokumentów, danych i procesów firmowych dotyczy elektroniczna wymiana, może być dobrym sposobem na ograniczenie kosztów. Pracownicy, którzy dotąd zajmowali się wprowadzaniem, przekazywaniem, analizowaniem i odbieraniem danych mogą więc  wykonywać inne zadania, co pomoże w rozwoju firmy.

Dużym plusem elektronicznej wymiany danych jest zminimalizowanie ryzyka pomyłki. System elektroniczny odpowiedzialny za wymianę danych działa ponadto przez całą dobę, zawsze sprawnie wykonując powierzone mu zadania.

Integracja z innymi systemami IT w firmie

Dzięki wdrożeniu elektronicznej wymiany danych, można je w prosty sposób wprowadzać także do różnych systemów IT działających w firmie. Dzięki temu analiza działania przedsiębiorstwa i zarządzanie nim może być jeszcze bardziej skuteczne, niż dotychczas. Rzetelne dane pochodzące prosto z systemów (na przykład księgowego) pozwalają na przygotowanie jakościowych analiz. Decyzje podjęte w oparciu o wiele danych mogą okazać się bardzo trafione.

Zalety elektronicznej wymiany danych

Elektroniczna wymiana danych wdrożona w przedsiębiorstwie lub dowolnej instytucji przynosi sporo zalet. Do największych z nich należą:

• ograniczenie błędów do minimum,
• szybkość działania pozwalająca zwiększyć płynność finansową przedsiębiorstwa,
• bezpieczeństwo – dane są przechowywane na dobrze zabezpieczonych serwerach lub dyskach,
• wzrost efektywności dzięki integracji z innymi systemami wdrożonymi w danej firmie,
• oszczędność czasu,
• optymalizacja kosztów,
• łatwe przechowywanie – można zrezygnować z wielu szaf, segregatorów i stert papierowych dokumentów.