Obowiązujące obecnie przepisy określają, że sprawozdania finansowe składane do KRS należy sporządzać, podpisywać oraz wysyłać w formie elektronicznej. Co więcej, sprawozdanie finansowe można złożyć wyłącznie poprzez portal udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Jak to zrobić? O czym należy pamiętać przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w poniższym artykule.
Sprawozdanie finansowe online – najważniejsze informacje
Jak wspomniano we wstępie, sprawozdanie finansowe oraz wszystkie towarzyszące mu dokumenty należy złożyć do KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Musi ono zostać sporządzone w formie pliku XML, który będzie zawierał wszystkie elementy sprawozdania, czyli bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Plik XML jest rodzajem pliku tekstowego zawierającym uporządkowane dane opisywane znacznikami. Dodatkowo plik ten powinien być zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu.
Zgodnie z art. 52 Ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca, czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (główny księgowy/-a), a także wszyscy członkowie zarządu w przypadku spółek kapitałowych lub każdy ze wspólników spółki w przypadku spółek osobowych. Uprawnione osoby zobowiązane są do podpisania sprawozdania finansowego za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego ePUAP. Ponadto sprawozdanie finansowe można złożyć przez bezpłatną rejestrację w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Opcja ta zakłada korzystanie z profilu zaufanego, a inną możliwością jest założenie płatnego żądania w systemie (S24) oraz dokonanie opłaty za złożenie sprawozdania. Złożenie sprawozdania w tym systemie to jedyna opcja w przypadku cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL.
Jak wyglądają terminy złożenia sprawozdania finansowego do KRS? Standardowo sprawozdanie za rok ubiegły należy sporządzić oraz podpisać do 31 marca roku bieżącego. Zatwierdzenie musi nastąpić do 30 czerwca, a złożenie do KRS w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, czyli maksymalnie do 15 lipca. W 2021 roku terminy te uległy przesunięciu o 3 miesiące w związku z pandemią COVID-19.
Jakie dokumenty należy dołączyć do sprawozdania finansowego?
Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej należy złożyć w Repozytorium Dokumentów Finansowych wraz z odpisem uchwały potwierdzającej roczne sprawozdanie finansowe, odpisem uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty oraz sprawozdaniem z działalności podmiotu. W sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe podlega opinii biegłego rewidenta, należy dołączyć również raport z owego badania. Warto również wiedzieć, że wszystkie dokumenty, oczywiście za wyjątkiem sprawozdania finansowego, mogą zostać załączone w formie skanów opatrzonych odręcznymi podpisami osób uprawnionych. Dokumenty te zostaną elektronicznie podpisane w momencie złożenia ich do KRS przez osobę, która je składa. Należy także pamiętać, że maksymalna wielkość dodawanego pliku, niezależnie od tego, czy dokument jest podpisany, czy też nie, nie może przekraczać 5 MB. Z kolei maksymalny rozmiar wszystkich załączonych niepodpisanych dokumentów do zgłoszenia nie może przekraczać 35 MB.
Jak wysłać sprawozdanie finansowe – instrukcja krok po kroku
Najprostszym sposobem złożenia sprawozdania finansowego do KRS jest wysłanie wymaganych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych, co umożliwia opcja „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” dostępna pod linkiem: https://ekrs.ms.gov.pl. Aby z niej skorzystać, należy jednak najpierw założyć konto w systemie. W tym celu niezbędne jest podanie adresu e-mail oraz ustanowienie indywidualnego hasła. Konto należy jeszcze autoryzować, co można zrobić przy wykorzystaniu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Posiadając konto w systemie, należy się do niego zalogować, a następnie przejść do zakładki „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Kolejnym krokiem jest wybór sekcji „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Następnie należy dodać nowe zgłoszenie oraz wyszukanie spółki, dla której będzie złożone. Jest to możliwe po wpisaniu jej numeru KRS. W kolejnym kroku należy wskazać daty, których dotyczy zgłoszenie oraz jego rodzaj, czyli „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”. Potem pozostaje już tylko załączenie właściwych plików, wskazanie dat ich utworzenia oraz uzupełnienie wymaganych oświadczeń. Ostatni etap składania sprawozdania finansowego to jego podpisanie. W tym celu należy je zapisać oraz kliknąć – weryfikuj. Poniżej system udostępni listę osób, które mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do RDF, wraz z ich numerami PESEL. Podpisu można dokonać przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po podpisaniu pozostaje tylko wybór opcji „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”. Potwierdzenie wysłania sprawozdania jest wysyłane na adres e-mail wskazany przy zakładaniu konta w systemie.
Jak widać, wysłanie sprawozdania finansowego do KRS nie jest skomplikowane, jednak należy pamiętać, że niedotrzymanie obowiązku lub przekroczenie terminu może skutkować poważnymi konsekwencjami. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy problemów ze złożeniem sprawozdania finansowego do KRS warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Wiele kancelarii prawnych i biur rachunkowych, ma w ofercie usługi takie, jak obsługa prawna firm. Tego typu firmy pomagają przedsiębiorcom w odpowiednim złożeniu dokumentów w KRS.
Artykuł powstał przy merytorycznej współpracy z kancelarią slupinska.eu
