Wirtualna asystentka to zawód, który sukcesywnie zyskuje na swym znaczeniu. W każdej firmie bowiem szeroko pojęte zadania i obowiązki biurowe stanowią czasochłonną, nieraz zawiłą i żmudną codzienność, na którą często brakuje czasu w firmie, chcącej realizować obrane cele strategiczne. Wówczas wirtualna asystentka okazuje się nieocenionym wsparciem dla przedsiębiorców, a współpraca w trybie zdalnym pozwala obu stronom na znacznie większą elastyczność. Jeśli szukasz dla siebie stanowiska bez sztywnych, ściśle ustalonych godzin pracy, a jednocześnie jesteś osobą świetnie zorganizowaną, która potrafi efektywnie zarządzać swoim czasem pracy i ułatwiać ją innym, a wszelkie czynności biurowe to sztuka, którą masz opanowaną niemal do perfekcji, być może praca w charakterze wirtualnej asystentki jest właśnie dla Ciebie. Jak rozpocząć pracę na tym stanowisku? Co zrobić, by zwiększyć swoje szanse na rynku? Sprawdź!

Wirtualna asystentka jako wsparcie dla nowoczesnego biznesu

Rolą wirtualnej asystentki jest przede wszystkim odciążenie firmy w szeroko rozumianych czynnościach administracyjnych, a także wsparcie w działaniach asystenckich niezbędnych do sprawnej realizacji wszelkich spraw biznesowych oraz w rozmaitych projektach mających na celu rozwój biznesu. Z profesjonalnego wsparcia wirtualnej asystentki korzystają zatem szczególnie firmy, którym zależy na rozszerzeniu działalności, udoskonaleniu oferty i utrzymaniu tym samym przewagi konkurencyjnej na rynku. Twoje przedsiębiorstwo przeżywa dynamiczny rozwój, na horyzoncie pojawiają się kolejne wymagające, ale bardzo lukratywne projekty, przez co sukcesywnie rośnie liczba obowiązków i spraw do załatwienia, kalendarz pęka w szwach, a czasu wciąż brak? Potrzebujesz osoby, która wesprze Cię w codziennych czynnościach, odciąży od czasochłonnych zajęć biurowych, pozwalając zoptymalizować procesy firmowe, tak, abyś mógł jeszcze bardziej skupić się na celach strategicznych Twojego biznesu? W takiej sytuacji nieocenionym wsparciem okazuje się pomoc wykwalifikowanej wirtualnej asystentki. W zakres jej podstawowych obowiązków wchodzi m.in.:

• organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
• prowadzenie firmowego kalendarza,
• przygotowywanie notatek, prezentacji, raportów i innych istotnych materiałów firmowych,
• kontakt z partnerami biznesowymi,
• koordynacja zadań związanych z prowadzeniem firmy,
• obsługa skrzynki mailowej i faktur,
• organizacja wydarzeń firmowych,
• wsparcie w procesie rekrutacji,
• działania reprezentacyjne.

W jaki sposób jednak zdobyć pożądane kwalifikacje, by móc rozwijać się na takim stanowisku? Poniżej znajdziesz kilka cennych wskazówek, które przybliżą Cię do zdobycia upragnionej posady.

Naucz się obsługi narzędzi do pracy zdalnej

Współpraca w trybie zdalnym możliwa jest dzięki wykorzystaniu dedykowanych narzędzi i programów. Chcąc zostać wirtualną asystentką, doskonała znajomość pakietu Office to podstawa, która nie zawsze wystarczy. W tym zawodzie biegła obsługa narzędzi biurowych to klucz do efektywnej pracy. Warto więc poznać również inne programy, np. do zarządzania projektami (Trello, Asana, Click Up), wystawiania faktur (Fakturownia), komunikacji (Slack, Workplace) czy planowania spotkań (Doodle, Calendly).

Określ grupę, do której chcesz kierować swoją ofertę

W tym celu warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, m.in.:

• kogo chcesz wspierać jako wirtualna asystentka (rodzaj działalności/branża),
• jaki zakres działań chcesz oferować,
• jak ma wyglądać Twój modelowy klient.

Okazuje się bowiem, że adresowanie swoich usług wszędzie i do wszystkich częstokroć nie zdaje egzaminu, dlatego warto znaleźć swoją niszę, wyspecjalizować się w niej i w ten sposób poszukiwać możliwości współpracy.

Szukaj możliwości rozwoju

Wirtualna asystentka powinna być na bieżąco z wiedzą, narzędziami i obowiązującymi trendami w branży, w której działa. W celu pogłębienia wiedzy możesz np. czytać branżowe portale z zakresu biznesu, sprzedaży czy marketingu lub doszkalać się za pomocą kursów online (np. na platformie szkoleniowej Udemy).