Czas to pieniądz! To przekonanie znajduje w biznesie odzwierciedlenie na wielu różnych poziomach, także czysto organizacyjnym. Nic dziwnego, że wielu menadżerów dąży do maksymalnego uproszczenia procesów i skrócenia formalności. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu może być wykorzystanie programu do umów. Tego typu programy i aplikacje oferują szereg funkcjonalności, dzięki którym umowy firmowe powstaną szybciej, a zarządzanie nimi będzie prostsze. Czym jednak sugerować się, wybierając odpowiednią opcję? Na co zwrócić uwagę? Skorzystaj z naszych podpowiedzi.

• Program do umów – dlaczego warto skorzystać?
• Na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę?
• Jakie informacje powinny znaleźć się w umowach?
• Oprogramowanie do podpisywania dokumentów

Innym sposobem na ułatwienie sobie wystawiania wszelkich umów jest korzystanie z gotowych wzorów. W przypadku umów zleceń przykład prezentuje się następująco: https://www.rafsoft.net/umowa-zlecenie-2022-pobierz-darmowy-wzor-druk/.

Program do umów – dlaczego warto skorzystać?

Nie trzeba być właścicielem firmy… Wystarczy w niej pracować, by wiedzieć, jak wiele pracy i zaangażowania wymaga przygotowywanie i zarządzanie umowami, zwłaszcza gdy często podejmowane są współprace z osobami z zewnątrz w ramach umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Tymczasem czas potrzebny do stworzenia dokumentu od podstaw można spożytkować inaczej, na przykład skupiając się na obsłudze klientów, pozyskaniu nowych czy wypełnianiu innych kluczowych zadań. Temat umów jest jednak na tyle ważny, że nie sposób go zaniedbać. Właśnie dlatego dobrym pomysłem okaże się ten szczególny asystent – rejestr umów i program przeznaczony do przygotowania i zarządzania umowami zawartymi przez przedsiębiorstwo.

Oszczędność czasu to główny powód, dla którego warto wykorzystywać gotowe szablony i wzory umów oraz programy przeznaczone do ich szybkiego przygotowywania. Koniec z ciągłym wpisywaniem tych samych lub podobnych informacji. Czas na automatyzację pracy. Dodatkową zaletę stanowi ograniczenie ryzyka błędów i niedopatrzeń w umowach.

Na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę?

Na czym polega działanie programu do przygotowywania umów? Zasada jest prosta. Dane firmy i wzorcową treść umów wprowadzasz raz – później wystarczy uzupełnić dokument (po prostu wprowadzamy dane osobowe klienta, kontrahenta czy zleceniobiorcy). Następnie możesz podjąć decyzję o wydrukowaniu umowy albo zapisania jej do formatu PDF i wysłania mailem.

Możesz także zapisać dokument na liście umów, a sam dokument w bazie danych, aby w każdym momencie do niego powrócić. Przyda się to, gdy nadejdzie moment zakończenia umowy lub zmiany jej warunków – edycja zabierze wówczas kilka minut.

Jakie warunki powinien spełniać program, poprzez który wypisujemy umowę? Sprawdź:

• jakie szablony umów znajdziesz w systemie,
• czy jest dostępna biblioteka umów – wzory zmieniają się,
• czy można umowy dostosowywać do potrzeb firmy i dodać dowolne paragrafy,
• czy istnieje możliwość odnawiania umów z poziomu listy dokumentów,
• czy oprogramowanie umożliwia wysyłanie umów,
• czy masz możliwość przeszukiwania zaawansowanego bazy danych,
• czy oprogramowanie pozwala na podpisywanie umów?

To tylko niektóre, ale bardzo ważne cechy programu, który będzie funkcjonalny. Oczywiście, wymagania mogą się zmieniać, w zależności od tego, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo, czy bazuje na współpracy ze zleceniobiorcami czy z różnymi podmiotami gospodarczymi.

Jakie informacje powinny znaleźć się w umowach?

Jakie dane powinny zostać uwzględnione w dokumencie? Wszystko zależy od tego, jaki charakter mają umowy firmowe. Innymi wymogami rządzą się umowy o pracę i umowy zlecenia lub o dzieło, inne informacje należy umieścić w umowie sprzedaży samochodu, a jeszcze inne gdy przedmiotem jest kwestia najmu lokalu. Właśnie dlatego tak istotna jest opcja, dzięki której można dostosować treść umowy do jej charakteru, zamieścić dodatkowe informacje, na przykład wartość umowy, czy szczególne warunki realizacji itp. Dobry program takie funkcjonalności ma.

Oprogramowanie do podpisywania dokumentów

Wyżej zasygnalizowaliśmy kwestie podpisywania umów poprzez oprogramowanie, za pomocą podpisu elektronicznego. Ten temat wymaga nieco więcej uwagi. Zdecydowanie warto wykorzystać taką opcję w działalności swojej firmy.

Oprogramowanie do elektronicznego podpisywania dokumentów sprawdzi się w firmach różnego typu: począwszy od instytucji finansowych, przez organizacje opieki zdrowotnej, aż po firmy produkcyjne. To jeden z elementów unowocześnienia procesu obiegu dokumentów, w ramach którego digitalizuje się umowy i ogranicza ich wersje papierowe. Podpis elektroniczny nie wymaga drukowania umów, a później ich skanowania i wysyłania mailem. To przydatne, gdy pracownicy działają zdalnie lub gdy twoi współpracownicy i kontrahenci mają swoje siedziby na całym świecie.

Dodatkowym atutem podpisów elektronicznych jest zapewnienie wyższego poziomu zabezpieczenia tożsamości w porównaniu do podpisów składanych ręcznie, a następnie skanowanych.