Zastanawiasz się czy wprowadzenie faktur elektronicznych to rozwiązanie dla twojej firmy? Poznaj zasady jej stosowania, sprawdź korzyści i podejmij decyzję.

Czym jest i co powinna zawierać faktura elektroniczna

Faktury elektroniczne w polskim porządku prawnym zostały zrównane z fakturami papierowymi. Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się bowiem dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i innymi przepisami. Jakie elementy obejmuje zatem efaktura? Określone zostały one szczegółowo w art. 106e u.p.t.u. Do najważniejszych zalicza się:

• datę wystawienia,
• numer identyfikujący,
• wskazanie podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia),
• nazwę towaru lub usługi oraz ich ilość,
• termin i formę płatności,
• cenę jednostkową netto,
• stawkę i kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli zatem dokument zawiera wskazane dane oraz wystawiony i otrzymany został w formacie elektronicznym, to jest on fakturą elektroniczną. Warto podkreślić, że ustawodawca nie określił przy tym żadnego szczególnego formatu, wskazując wprost, że może być on dowolny. Tym samym fakturą online będzie dokument PDF, JPG, a także ustrukturyzowany komunikat.

Kiedy możesz stosować efakturę i jak ją przechowywać?

Decydując się na wystawianie faktur w formie elektronicznej należy pamiętać, że stosowanie faktur online wymaga akceptacji ze strony odbiorcy. Przy czym, ponieważ ustawodawca nie określił tego, w jaki sposób zgoda ta ma zostać wyrażona, możliwe jest złożenie oświadczenia na piśmie, w formie ustnej lub elektronicznej tj. poprzez e-mail. Należy także pamiętać, że opłacenie efaktury jest traktowane jako akceptacja otrzymywania takiej formy dokumentów księgowych.

Faktura online wysłana do odbiorcy musi być, podobnie jak dokument w wersji papierowej, zachowana w dokumentacji własnej wystawcy. Jakie są zasady przechowywania faktur elektronicznych? Tak, jak w przypadku faktur papierowych, podatnik zobowiązany jest archiwizować wystawione efaktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi pięć lat. Warto zaznaczyć, że ustawodawca nie określił żadnych szczególnych zasad archiwizacji faktur elektronicznych. Zgodnie z ogólnie przyjętymi regułami należy zatem przechowywać je w podziale na okresy, w sposób umożliwiający ich odszukanie, a także zapewnienie ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Jak zapewnić autentyczność, integralność i czytelność faktury online?

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej to cechy, które zapewnić musi fakturze podatnik. Zgodnie z przepisami, to na nim spoczywa obowiązek określenia sposobu ich zapewnienia. Jak zachować autentyczność, integralność i czytelność efakturze? Poza wykorzystaniem dowolnych środków kontroli biznesowych, możliwe jest to dzięki:

• kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu,
• elektronicznej wymianie danych, czyli tzw. EDI.

Wdrożenie EDI staje się obecnie coraz łatwiejsze, przede wszystkim z uwagi na szeroką  ofertę operatorów systemu, takich jak edison.pl. Poza opracowaniem strategii działania, czy zintegrowaniem komunikacji z systemami partnerów biznesowych, oferują oni także wiele dodatkowych udogodnień. Przykładem jest walidacja, czyli sprawdzenie poprawności biznesowej i rachunkowej faktury elektronicznej lub matching, który pozwala dopasować ją do innych dokumentów np. logistycznych.

Korzyści stosowania faktur elektronicznych

Rozważając wprowadzenie faktur elektronicznych do swojej firmy warto zwrócić również uwagę na szereg korzyści płynących z takiej formy prowadzenia księgowości. Do najważniejszych zalicza się:

• oszczędność czasu i pieniędzy,
• szybkie dostarczenie do klienta,
• zwiększenie płynności finansowej,
• bezpieczną i wygodną archiwizację,
• korzyści natury ekologicznej.