Analiza rotacji towaru pokazuje, jak szybko produkty przechodzą przez magazyn i zamieniają się w sprzedaż. Najprościej zrobić ją w pięciu krokach: wybrać okres, zebrać dane o sprzedaży i zapasach, obliczyć średni stan zapasów, policzyć rotację w razach lub dniach, a następnie porównać wyniki podobnych produktów i kolejnych okresów. Sama wartość wskaźnika nie wystarcza. Niską lub wysoką rotację trzeba zawsze interpretować w kontekście rodzaju produktu, sezonowości i dostępności towaru.
Jak analizować rotację towaru w sklepie krok po kroku
Analizę warto zacząć od ustalenia, co dokładnie chcesz sprawdzić. Możesz analizować pojedynczy produkt, grupę podobnych produktów, kategorię albo cały zapas sklepu. Im bardziej szczegółowy poziom analizy, tym łatwiej później znaleźć przyczynę słabego wyniku.
Dla pojedynczego produktu wygodne bywa liczenie rotacji w sztukach. Przy analizie całej kategorii albo całego magazynu częściej stosuje się wartości pieniężne. W obu przypadkach trzeba zachować jedną zasadę: dane w liczniku i mianowniku muszą być ze sobą porównywalne.
Wybierz okres analizy
Okres powinien odpowiadać tempu sprzedaży produktu. Dla artykułów kupowanych codziennie użyteczny może być miesiąc. W przypadku towarów sprzedających się wolniej lepszy będzie kwartał, półrocze albo rok.
Najważniejsze jest to, aby porównywać okresy o podobnej długości. Wyniku z jednego miesiąca nie należy bezpośrednio zestawiać z wynikiem kwartalnym.
Trzeba również uwzględnić sezonowość. Rotacja ozdób świątecznych w listopadzie i grudniu będzie miała inne znaczenie niż rotacja tego samego produktu wiosną. Z tego powodu przy towarach sezonowych bardziej miarodajne jest porównywanie analogicznych okresów, na przykład grudnia bieżącego roku z grudniem poprzedniego roku.
Zbierz sprzedaż i stany magazynowe
Do analizy pojedynczego produktu w sztukach potrzebujesz przede wszystkim:
- liczby sprzedanych sztuk w badanym okresie,
- stanu produktu na początku okresu,
- stanu produktu na końcu okresu.
Jeżeli analizujesz zapasy wartościowo, zamiast liczby sztuk wykorzystujesz wartość sprzedanych towarów i wartość zapasu.
W takim przypadku warto zachować spójność sposobu wyceny. Jeżeli zapas jest wykazywany według kosztu zakupu, najlepiej zestawić go z kosztem sprzedanych towarów, a nie z przychodem ze sprzedaży. Porównanie zapasu wycenionego po koszcie z przychodem zawierającym marżę może zniekształcić wynik.
Średni stan zapasów – jak liczyć
Najprostsza metoda wygląda tak:
średni stan zapasów = (stan początkowy + stan końcowy) / 2
Jeżeli na początku miesiąca masz 40 sztuk produktu, a na końcu 20 sztuk, średni stan wynosi:
(40 + 20) / 2 = 30 sztuk
Taki sposób jest wystarczający, gdy poziom zapasu nie zmienia się gwałtownie. Jeżeli jednak w ciągu miesiąca pojawiały się duże dostawy albo znaczące wahania sprzedaży, średnia z dwóch punktów może być mało reprezentatywna.
Dokładniejszy wynik można uzyskać, wykorzystując więcej pomiarów, na przykład stany z końca każdego tygodnia. Wtedy sumuje się wszystkie obserwowane stany i dzieli przez liczbę pomiarów.
Jak obliczyć rotację zapasów w razach
Rotacja zapasów w razach pokazuje, ile razy w analizowanym okresie przeciętny zapas został sprzedany i odtworzony.
Przy analizie wartościowej można zastosować wzór:
rotacja w razach = koszt sprzedanych towarów / średni stan zapasów
Przy analizie konkretnego produktu w sztukach analogicznie można zestawić liczbę sprzedanych sztuk ze średnim stanem tego produktu:
rotacja w razach = liczba sprzedanych sztuk / średni stan produktu
Jeżeli produkt osiągnął wynik 4, oznacza to, że w analizowanym okresie wielkość odpowiadająca jego przeciętnemu zapasowi została sprzedana około cztery razy.
Wyższa rotacja w razach oznacza zazwyczaj szybszy przepływ towaru. Nie oznacza jednak automatycznie, że im wyższy wynik, tym lepiej. Bardzo szybka rotacja może czasem wynikać z utrzymywania zbyt małego zapasu i prowadzić do częstych braków na półce.
Jak obliczyć wskaźnik rotacji zapasów w dniach
Wskaźnik rotacji zapasów w dniach pokazuje, ile przeciętnie dni potrzeba na wykonanie jednego cyklu zapasu.
Można go obliczyć na podstawie wcześniej wyliczonej rotacji w razach:
rotacja w dniach = liczba dni w analizowanym okresie / rotacja w razach
Jeżeli miesięczna rotacja wynosi 2, a miesiąc ma 30 dni:
30 / 2 = 15 dni
Oznacza to, że jeden cykl przeciętnego zapasu trwa około 15 dni.
Można też zastosować bezpośredni wzór:
rotacja w dniach = średni stan zapasów x liczba dni / koszt sprzedanych towarów
W analizie ilościowej pojedynczego produktu koszt sprzedanych towarów zastępuje się liczbą sprzedanych sztuk.
Rotacja w dniach a rotacja w razach
Oba wskaźniki opisują to samo zjawisko z dwóch różnych stron.
| Wskaźnik | Co pokazuje | Szybsza rotacja | Wolniejsza rotacja |
|---|---|---|---|
| Rotacja w razach | Ile razy zapas obraca się w okresie | wyższy wynik | niższy wynik |
| Rotacja w dniach | Ile przeciętnie trwa jeden cykl | niższy wynik | wyższy wynik |
Jeżeli rotacja w razach rośnie, zapas obraca się szybciej. W przypadku rotacji w dniach jest odwrotnie: mniejsza liczba dni oznacza szybszą sprzedaż zapasu.
Przykład analizy rotacji produktu w małym sklepie
Załóżmy, że analizujesz jeden produkt w okresie 30 dni.
Na początku miesiąca w sklepie było 40 sztuk, a na końcu 20 sztuk. W ciągu miesiąca sprzedano 60 sztuk.
Najpierw obliczasz średni stan:
(40 + 20) / 2 = 30 sztuk
Następnie liczysz rotację w razach:
60 / 30 = 2
Produkt osiągnął więc rotację równą 2 razy w miesiącu.
Teraz można przeliczyć wynik na dni:
30 / 2 = 15 dni
W analizowanym miesiącu przeciętny cykl zapasu tego produktu trwał około 15 dni.
Sam wynik nie mówi jeszcze, czy to dużo, czy mało. Potrzebny jest punkt odniesienia. Znacznie bardziej przydatna będzie informacja, że ten sam produkt wcześniej osiągał 3,2 obrotu miesięcznie, a obecnie tylko 2, niż samo stwierdzenie, że jego rotacja wynosi 2.
Jak interpretować niską rotację towaru
Niska rotacja oznacza, że produkt pozostaje w zapasie stosunkowo długo w porównaniu ze sprzedażą. Nie należy jednak traktować jej jako automatycznego dowodu na to, że towar jest niepotrzebny.
Przyczyną może być słabszy popyt, zbyt duża wcześniejsza dostawa, niedopasowanie konkretnego wariantu do klientów, sezonowość albo naturalnie długi cykl zakupu produktu. Inaczej należy oceniać artykuł pierwszej potrzeby, a inaczej droższy produkt kupowany sporadycznie.
Szczególnie ważny jest trend. Jeżeli rotacja produktu spada przez kilka porównywalnych okresów, na przykład z 4,1 do 3,5, następnie do 2,8 i 2,2 obrotu, można uznać to za sygnał wymagający sprawdzenia.
Jeżeli wolna sprzedaż utrzymuje się dłużej, kolejnym etapem może być analiza tego, jak ograniczyć zalegający towar, ale sama niska rotacja nie powinna jeszcze przesądzać o konkretnym działaniu.
Czy wysoka rotacja zawsze jest dobra
Wysoka rotacja często oznacza, że produkt sprzedaje się szybko i nie zajmuje długo miejsca w magazynie. Jest to korzystne, dopóki sklep potrafi utrzymać jego dostępność.
Jeżeli zapas jest stale bardzo niski, produkt może osiągać świetny wskaźnik rotacji, a jednocześnie regularnie znikać z półki. Wtedy sam wskaźnik nie pokazuje utraconej sprzedaży wynikającej z braku towaru.
Dlatego wysoką rotację warto zestawić z informacją o tym, czy klienci mogli kupić produkt przez cały analizowany okres.
Jak porównywać rotację produktów
Porównywanie produktów ma sens tylko wtedy, gdy odbywa się według tej samej metody. Wszystkie wyniki powinny dotyczyć takiego samego okresu, wykorzystywać ten sam sposób liczenia średniego zapasu i opierać się na tych samych jednostkach.
Najbezpieczniej porównywać produkty o podobnym zastosowaniu, poziomie cenowym i cyklu zakupu. Zestawienie rotacji pieczywa z rotacją drogiego sprzętu używanego przez klienta przez wiele lat niewiele mówi o jakości zarządzania którymkolwiek z tych produktów.
Porównuj produkt z jego wcześniejszymi wynikami
Jednym z najlepszych punktów odniesienia jest historia tego samego produktu.
Przykładowo miesięczna rotacja może wyglądać tak:
- styczeń: 4,0,
- luty: 3,8,
- marzec: 3,2,
- kwiecień: 2,6.
Pojedynczy wynik 2,6 trudno ocenić bez kontekstu. Sekwencja czterech wartości pokazuje natomiast wyraźne spowolnienie rotacji. Dopiero wtedy warto szukać przyczyny.
Przy analizie sezonowej zamiast kolejnych miesięcy lepiej porównywać analogiczne okresy z różnych lat.
Porównuj podobne produkty i kategorie
Drugim dobrym punktem odniesienia są produkty pełniące podobną funkcję. Jeżeli pięć wariantów produktu ma rotację odpowiednio 5,2, 5,0, 4,8, 2,1 i 1,9, dwa ostatnie wymagają bliższego sprawdzenia.
Nie oznacza to jeszcze, że należy je wycofać. Mogą pełnić inną rolę w ofercie, generować wyższą marżę albo być potrzebne określonej grupie klientów. Rotacja pomaga wskazać produkty do analizy, ale nie zastępuje całej oceny asortymentu.
Dlaczego sama rotacja nie wystarcza do oceny produktu
Rotacja pokazuje tempo przepływu zapasu, ale nie pokazuje bezpośrednio zysku.
Produkt A może sprzedawać się szybko, ale przynosić niewielką marżę na sztuce. Produkt B może pozostawać w magazynie dłużej, lecz każda sprzedaż może generować znacznie większy zysk. Na podstawie samej rotacji nie da się więc rozstrzygnąć, który produkt jest korzystniejszy dla sklepu.
Przed decyzją o ograniczeniu lub rozwinięciu części oferty warto także ocenić rentowność kategorii. Dopiero zestawienie tempa sprzedaży z marżą, przychodem i znaczeniem produktu dla całej oferty daje pełniejszy obraz.
Rotacja nie powinna również zastępować analizy dostępności. Produkt może obracać się szybko właśnie dlatego, że sklep zamawia go zbyt mało. Z kolei niska rotacja może być chwilowym efektem dużej dostawy wykonanej przed sezonem.
Najczęstsze błędy przy analizie rotacji towaru
Jednym z najczęstszych błędów jest porównywanie wyników z różnych okresów bez uwzględnienia ich długości. Rotacja miesięczna i roczna nie są bezpośrednio porównywalne.
Drugim problemem jest używanie wyłącznie stanu magazynowego z jednego dnia. Jeżeli zapas mocno zmieniał się w trakcie miesiąca, stan końcowy może zupełnie nie odzwierciedlać przeciętnej ilości towaru dostępnej przez cały okres.
Błędem jest także mieszanie jednostek. Nie należy dzielić wartości sprzedaży wyrażonej w złotych przez średni zapas podany w sztukach. Podobnie przy analizie wartościowej warto zachować spójny sposób wyceny sprzedaży i zapasu.
Nie należy również wyciągać decyzji z jednego wyniku bez punktu odniesienia. Informacja, że produkt ma rotację 3 razy na miesiąc, jest znacznie mniej użyteczna niż wiedza, że podobne produkty osiągają 6 obrotów albo że ten sam produkt jeszcze trzy miesiące wcześniej osiągał 5.
Najważniejsza zasada jest prosta: rotację należy traktować jako wskaźnik do wykrywania zmian i różnic, a nie jako samodzielną ocenę produktu. Jej największa wartość pojawia się wtedy, gdy wyniki są liczone regularnie, według jednej metody i porównywane w czasie oraz między podobnymi produktami.
