Planowanie asortymentu sezonowego warto zacząć jeszcze przed wzrostem sprzedaży. Najpierw określ początek, szczyt i przewidywany koniec sezonu, następnie sprawdź wyniki z wcześniejszych okresów, czas dostawy oraz aktualny zapas. Na tej podstawie ustal pierwsze zamówienie i zasady późniejszego uzupełniania towaru. Od początku zaplanuj również moment ograniczenia kolejnych dostaw, aby po sezonie nie zostać z nadmiernym zapasem.
Dobry plan sezonowy nie powinien ograniczać się do wybrania kilku produktów i zamówienia ich przed świętami, wakacjami czy zmianą pogody. Trzeba zaplanować cały cykl sprzedaży, od przygotowania oferty po zakończenie sezonu.
W praktyce warto przejść przez sześć etapów:
- Określ przewidywany początek, szczyt i koniec sezonu.
- Sprawdź sprzedaż podobnych produktów w poprzednich okresach.
- Wybierz produkty, które rzeczywiście powinny wejść do oferty sezonowej.
- Ustal termin pierwszego zamówienia na podstawie czasu dostawy.
- Obserwuj tempo sprzedaży i uzupełniaj przede wszystkim produkty, które sprzedają się zgodnie z planem lub szybciej.
- Wyznacz moment, po którym ograniczysz albo zatrzymasz kolejne zamówienia.
Asortyment sezonowy powinien uzupełniać podstawową ofertę sklepu, a nie zastępować jej przypadkowym zestawem produktów dostępnych tylko przez kilka tygodni. Jeśli podstawowa oferta nie została jeszcze uporządkowana, najpierw warto ustalić, jak zaplanować asortyment sklepu, a dopiero później wydzielić z niego część sezonową.
Jak przygotować kalendarz sprzedażowy?
Kalendarz sprzedażowy nie powinien zawierać wyłącznie daty święta, początku wakacji albo rozpoczęcia roku szkolnego. Klienci często zaczynają kupować wcześniej, dlatego warto zaznaczyć kilka etapów sezonu.
Najprostszy podział obejmuje przygotowanie, wejście w sezon, szczyt sprzedaży i wygaszanie popytu.
| Etap | Co sprawdzić | Główna decyzja |
|---|---|---|
| Przygotowanie | dane historyczne, dostawców, czas dostawy | jakie produkty wprowadzić |
| Wejście w sezon | pierwsze tempo sprzedaży | czy zwiększać zapas |
| Szczyt | dostępność i bieżącą sprzedaż | co uzupełniać w pierwszej kolejności |
| Wygaszanie | zapas i czas pozostały do końca sezonu | czy zatrzymać kolejne zamówienia |
| Po sezonie | niesprzedany towar i końcowy wynik | co zmienić następnym razem |
Taki kalendarz można przygotować na cały rok i zaznaczyć w nim wszystkie okresy, które rzeczywiście wpływają na sprzedaż w danym sklepie. W zależności od branży mogą to być święta, wakacje, początek roku szkolnego, sezon grzewczy, zmiana pogody, okres prezentowy albo lokalne wydarzenia.
Ważne jest rozróżnienie daty wydarzenia od początku popytu. Jeśli produkt kupuje się z wyprzedzeniem, sklep powinien mieć go na półce odpowiednio wcześniej. Podobnie koniec wydarzenia nie zawsze oznacza natychmiastowy koniec sprzedaży. Niektóre produkty zachowują popyt jeszcze przez pewien czas, podczas gdy inne tracą znaczną część zainteresowania praktycznie z dnia na dzień.
Jak wybrać produkty do asortymentu sezonowego?
Najbezpieczniej oprzeć sezonową ofertę na kilku grupach produktów. Pierwszą mogą stanowić towary, które dobrze sprzedawały się w poprzednich sezonach. Drugą są produkty całoroczne, których sprzedaż wyraźnie wzrasta w określonym okresie. Trzecia grupa to nowości, które warto wprowadzać ostrożniej, ponieważ nie mają jeszcze historii sprzedaży.
Nie ma potrzeby wprowadzania każdego możliwego wariantu produktu tylko dlatego, że pasuje do sezonu. W małym sklepie szerokość oferty trzeba pogodzić z ograniczonym miejscem, budżetem i ryzykiem pozostania z zapasem.
Przy wyborze produktów warto sprawdzić nie tylko liczbę sprzedanych sztuk. Przydatne są również informacje o tym, czego zabrakło w poprzednim sezonie, o jakie produkty pytali klienci i które towary pozostały po zakończeniu okresu zwiększonego popytu.
Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do produktów nowych, bardzo modnych albo zależnych od krótkotrwałego trendu. Brak wcześniejszych danych zwiększa niepewność, dlatego pierwsza partia nie musi od razu odpowiadać wielkości zamówienia składanej na sprawdzony produkt sezonowy.
Kiedy zamawiać towar sezonowy?
Termin zamówienia najlepiej wyznaczać wstecz od dnia, w którym produkt powinien być już dostępny dla klienta. Nie należy czekać do momentu, gdy wzrost sprzedaży będzie widoczny, jeżeli dostawca potrzebuje kilku dni lub tygodni na realizację zamówienia.
Najpierw określ dzień, w którym towar powinien znaleźć się w sprzedaży. Następnie uwzględnij czas przygotowania zamówienia przez dostawcę, transport, przyjęcie dostawy i przygotowanie produktów do sprzedaży. Przy dostawach narażonych na częste opóźnienia trzeba uwzględnić także rozsądny bufor.
Nie istnieje jedna uniwersalna zasada mówiąca, że asortyment sezonowy zawsze należy zamawiać określoną liczbę tygodni wcześniej. Produkt dostępny lokalnie z dostawą następnego dnia wymaga innego planowania niż towar sprowadzany z dużym wyprzedzeniem.
Znaczenie ma również możliwość późniejszego uzupełniania zapasu. Jeśli dostawca realizuje małe zamówienia szybko, pierwsza partia może być bardziej ostrożna. Gdy kolejne dostawy są trudne, długie albo wymagają dużej minimalnej ilości zamówienia, decyzję trzeba podjąć wcześniej i z większą świadomością ryzyka.
Ile towaru zamówić na sezon?
Nie powinno się ustalać wielkości zamówienia wyłącznie na podstawie wolnego miejsca w magazynie albo dostępnego budżetu. Punktem wyjścia powinien być przewidywany popyt oraz czas, przez jaki produkt będzie miał podwyższoną sprzedaż.
Jeżeli sklep prowadził sprzedaż w poprzednim sezonie, warto sprawdzić liczbę sprzedanych sztuk podobnych produktów, moment rozpoczęcia wzrostu sprzedaży, szczyt oraz końcówkę sezonu. Dane historyczne są jednak punktem odniesienia, a nie gotową listą zakupową.
Trzeba sprawdzić, czy poprzedni wynik nie był nietypowy. Sprzedaż mogła być niższa z powodu braku produktu, a wyższa z powodu wyjątkowej pogody, promocji, lokalnego wydarzenia lub chwilowego trendu. Jeśli potrzebna jest dokładniejsza metoda wykorzystania danych historycznych, osobnym zagadnieniem jest prognozowanie popytu na produkty.
Na wielkość pierwszego zamówienia wpływają przede wszystkim:
- sprzedaż z poprzednich sezonów,
- aktualna popularność produktu,
- przewidywana długość sezonu,
- obecny zapas,
- czas potrzebny na kolejną dostawę,
- możliwość zamówienia mniejszej partii,
- ryzyko pozostania z produktem po sezonie.
Sprawdzone produkty, na które regularnie występuje popyt, można planować inaczej niż nowości. W przypadku produktu niepewnego rozsądniejsze może być zamówienie mniejszej pierwszej partii i zwiększenie zapasu dopiero po potwierdzeniu zainteresowania klientów.
Nie warto natomiast stosować jednej sztywnej proporcji dla wszystkich sklepów, na przykład określonego procentu bestsellerów i nowości. Inny poziom ryzyka ma sklep, który może domówić towar następnego dnia, a inny taki, który na każdą dostawę czeka kilka tygodni.
Jak uzupełniać towar w trakcie sezonu?
Po rozpoczęciu sezonu plan trzeba aktualizować na podstawie rzeczywistej sprzedaży. Szczególnie ważne są tempo sprzedaży, aktualny zapas oraz liczba dni pozostałych do przewidywanego końca popytu.
Jeżeli produkt sprzedaje się szybciej, niż zakładano, można rozważyć wcześniejsze uzupełnienie. Jeśli sprzedaż jest wyraźnie słabsza, kolejne zamówienie nie powinno być składane automatycznie tylko dlatego, że zostało przewidziane w pierwotnym planie.
Znaczenie ma również moment sezonu. Sprzedaż dziesięciu sztuk tygodniowo na początku okresu zwiększonego popytu może uzasadniać inne działanie niż identyczny wynik na kilka dni przed jego zakończeniem. Im mniej czasu pozostało, tym większe ryzyko, że kolejna dostawa nie zdąży się sprzedać.
Dlatego podczas sezonu warto regularnie odpowiadać sobie na trzy pytania: ile produktów pozostało, jak szybko obecnie się sprzedają i czy po przyjeździe następnej dostawy pozostanie jeszcze wystarczająco dużo czasu na jej sprzedaż.
Jak przewidzieć koniec sezonu?
Przewidywany koniec sezonu najlepiej określać jeszcze podczas tworzenia kalendarza, a później korygować go na podstawie bieżących wyników. Nie zawsze można wskazać jedną dokładną datę, ale można rozpoznać moment, w którym ryzyko dalszych zamówień zaczyna wyraźnie rosnąć.
Pomocne jest porównanie z poprzednim sezonem. Sprawdź, kiedy sprzedaż zaczęła spadać i jak długo utrzymywała się jeszcze na poziomie pozwalającym na normalne uzupełnianie zapasu. Następnie obserwuj, czy obecny sezon zachowuje się podobnie.
Trzeba również uwzględnić charakter produktu. Towar związany z konkretnym świętem może bardzo szybko tracić popyt po określonej dacie. Produkt zależny od temperatury może natomiast sprzedawać się dłużej lub krócej zależnie od pogody.
Nie należy więc opierać decyzji wyłącznie na kalendarzu. Kalendarz wyznacza plan, natomiast rzeczywista sprzedaż pozwala go korygować.
Kiedy przestać zamawiać towar sezonowy?
Już przed rozpoczęciem sezonu warto ustalić orientacyjny punkt, po którym kolejne standardowe zamówienia będą ograniczane. Następnie trzeba go zweryfikować na podstawie sprzedaży i pozostałego zapasu.
Najważniejsze pytanie brzmi: czy nowa dostawa dotrze na tyle wcześnie, aby towar miał realną szansę sprzedać się przed spadkiem popytu?
Jeśli do końca sezonu pozostało niewiele czasu, a dostawa trwa długo, nawet dobrze sprzedający się produkt może nie uzasadniać kolejnego dużego zamówienia. Z kolei przy produkcie, który można sprzedawać także poza sezonem, ryzyko pozostania z zapasem jest mniejsze.
Moment ograniczenia zamówień powinien więc zależeć jednocześnie od czasu dostawy, aktualnego zapasu, tempa sprzedaży oraz możliwości wykorzystania produktu po sezonie. Dzięki temu sklep nie próbuje maksymalizować dostępności do ostatniego dnia kosztem nadmiaru towaru kilka dni później.
Co zrobić z towarem po sezonie?
Pozostały zapas nie zawsze oznacza błąd. Część produktów może zachować wartość i nadawać się do sprzedaży w kolejnym sezonie. Trzeba jednak sprawdzić, czy ich przechowywanie ma sens ekonomiczny i czy istnieje realna szansa na ponowny popyt.
Jeżeli produkt nadal ma zastosowanie poza głównym sezonem, można pozostawić ograniczoną liczbę sztuk w ofercie. W przypadku towarów, których atrakcyjność szybko spada, można odpowiednio wcześniej ograniczać zatowarowanie, zastosować uzasadnioną obniżkę ceny albo połączyć produkt z innym towarem w naturalny zestaw.
Warto też ustalić przyczynę nadwyżki. Problem mógł wynikać ze zbyt dużego pierwszego zamówienia, zbyt późnego zatrzymania uzupełnień, błędnej oceny popytu albo wyjątkowo krótkiego sezonu. Jeśli produkty nie zalegają jednorazowo, lecz problem regularnie powtarza się również poza sezonem, potrzebne jest szersze podejście do tego, jak ograniczyć zalegający towar.
Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie niesprzedanych produktów bez analizy i ponowne zastosowanie tych samych założeń w następnym roku.
Co zapisać po zakończeniu sezonu?
Po zakończeniu sprzedaży warto od razu zebrać kilka informacji, które ułatwią następne planowanie. Nie trzeba tworzyć skomplikowanego raportu. Ważne, aby dane były zapisane, zanim szczegóły zostaną zapomniane.
Warto zanotować:
- kiedy faktycznie rozpoczął się wzrost sprzedaży,
- kiedy przypadł szczyt,
- kiedy popyt zaczął wyraźnie spadać,
- które produkty sprzedały się w całości,
- których produktów zabrakło,
- ile sztuk pozostało po sezonie,
- czy pierwsza dostawa dotarła w odpowiednim momencie,
- które uzupełnienia okazały się zbyt duże albo zbyt późne.
Tak powstaje praktyczna historia sezonu, którą można wykorzystać przy kolejnym planowaniu. Z każdym rokiem właściciel sklepu coraz mniej opiera decyzje na przeczuciach, a coraz bardziej na własnych danych.
Dobrze zaplanowany asortyment sezonowy obejmuje więc cały okres sprzedaży: przygotowanie kalendarza, wybór produktów, termin pierwszej dostawy, kontrolę zapasu, moment zatrzymania kolejnych zamówień i analizę pozostałości. Dzięki temu sklep może wykorzystać wzrost popytu bez niepotrzebnego zamrażania pieniędzy w towarze, którego klienci przestaną szukać po zakończeniu sezonu.
